Identificatie- en bewaarplicht van inleners; dit moet jij weten.

Als inlener moet je de identiteit controleren van elke medewerker die via Felix Works bij jou aan de slag gaat. Een kleine taak, maar wel een belangrijke. Met dit stappenplan regel je het in één keer goed.

Wat moet je controleren en hoe?

Identificeren doe je voor iemand start. Altijd met een origineel document: paspoort, identiteitsbewijs of een geldig vreemdelingendocument. Geen foto, geen kopie, geen rijbewijs. Waar je op moet letten lees je in het stappenplan wat je hieronder kunt downloaden.

Voor medewerkers van buiten de EER of Zwitserland gelden extra regels. Zij hebben ook een verblijfsvergunning nodig en soms een tewerkstellingsvergunning. En wel een geldige natuurlijk. Anders mag iemand niet starten.

Er is ook nog een belangrijke uitzondering voor Oekraïense medewerkers. Wat je in die situatie moet doen, lees je in het stappenplan.

En dan is er nog de bewaarplicht.

Voor arbeidskrachten van buiten de EER, Turkije of Zwitserland ben je verplicht een kopie van het identiteitsbewijs te bewaren. Minimaal vijf jaar na afloop van het kalenderjaar waarin iemand werkte. Heeft iemand in mei 2025 gewerkt, dan bewaar je het kopie tot eind 2030.

Let op; werkt iemand wel bij je, maar is diegene niet bij jou in dienst? Dan mag je géén kopie maken en bewaren. Wel registreer je de gegevens.

👉 Download het stappenplan identificatie- en bewaarplicht

We hebben het volledige stappenplan gebundeld in één overzichtelijk document.